PRIVACYVERKLARING DE POLYGOON

1. ALGEMEEN

De Polygoon vzw hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Polygoon houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat De Polygoon: 

  • uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze verstrekt zijn. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring.

  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

  • vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming deze persoonsgegevens te mogen verwerken en oplsaan.

  • passende technische en organisatorische maatregelen genomen heeft zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is

  • geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van doeleinden waarvoor ze verstrekt zijn

  • op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

2. AAN WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING GERICHT ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling hebben, tonen of toonden voor de activiteiten of diensten van De Polygoon.

3. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW PERSOONSGEGEVENS ?

De Polygoon vzw, Kapellei 15 2930 Brasschaat, België, is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemene zin, hierover vragen heeft of contact wenst op te nemen dan kan dit via depolygoonvzw@gmail.com of op het nummer 0468 49 72 50.

4. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS

4.1 Welke gegevens worden verwerkt?

De Polygoon kan de volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en email.

  • Geboortedatum

  • Interessedomeinen

De Polygoon verzamelt enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvings-formulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/email contact, enquêteformulieren,…) We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor de gegevens verkregen werden.

4.2 Waarom verwerkt De Polygoon die persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • opdat u kan deelnemen aan de activiteiten van De Polygoon of activiteiten georganiseerd door derden maar in de gebouwen van De Polygoon

  • opdat u nieuwsbrieven zou kunnen ontvangen en uitnodigingen

  • opdat u als vriend van De Polygoon op de hoogte kan gebracht worden van specifieke voor u interessante aanbiedingen

  • opdat u algemeen geïnformeerd zou kunnen blijven over het reilen en zeilen van De Polygoon.

De verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op basis van uw expliciete toestemming, waarbij u steeds het recht hebt om de gegeven toestemming terug te trekken.

4.3 Verstrekking aan derden?

De gegevens die u doorgeeft aan De Polygoon kunnen aan derde partijen verstrekt worden, indien dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kan De Polygoon gebruik maken van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting)

  • verzekeringen

  • het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen

  • het verzorgen van campagnes

Met deze derde partijen zal steeds een verwerkersovereenkomst afgesloten worden.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kan De Polygoon persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk)toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

4.4 Bewaartermijn

De Polygoon bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist om onze wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen. Personen die dit wensen kunnen altijd vragen hun gegevens te wissen.

4.5 Beveiliging van de gegevens

De Polygoon heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de verwerking op een veilige manier te laten plaatsvinden. Alle personen die namens De Polygoon van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan.

Van onze eventuele verwerkers verwacht De Polygoon dat ze een gepast veiligheidsniveau kunnen garanderen wanneer ze persoonsgegevens ten behoeve van De Polygoon verwerken . Dit wordt met alle eventuele verwerkers contractueel vastgelegd.

4.6 Het nemen van beeldmateriaal

De Polygoon voorziet een stilzwijgende toestemming waarbij het kan zijn dat:

  • Een persoon zich laat fotograferen tijdens een activiteit van De Polygoon en er zich bewust van is dat het foto-en beeldmateriaal kan worden gepubliceerd

  • Over het feit dat er sfeerbeelden kunnen worden genomen tijdens activiteiten en dat deze ook kunnen gebruikt worden voor het opstellen van rapporten en verslagen.

Via deze privacyverklaring informeren wij alle betrokken personen zoals omschreven in punt 2.

5. RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

5.1 Uw rechten

U hebt recht op inzage, kopie, correctie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die De Polygoon ontvangen heeft. 

Wil er rekening mee houden dat een bepaalde verwerkingstijd nodig is om uw verzoek te behandelen en dat in de tussentijd de kans bestaat dat u de communicatie nog ontvangt.

Wil er ook rekening mee houden dat u nog steeds digitale advertenties en banners van De Polygoon kan te zien krijgen op bvb Social Media. Dit zijn echter algemene advertenties die niet zijn afgestemd op uw persoonlijke interesses die medegedeeld werden aan De Polygoon.

Bij eventuele vragen of voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking kan u ons mits bewijs van identiteit (kopie van uw identiteitskaart) contacteren via depolygoonvzw@gmail.com of op het nummer 0468 49 72 50.

5.2 Inbreuk ivm uw persoonsgegevens

De Polygoon stelt alles in het werk om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies, misbruik of vervalsing.

5.3 Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen. U hebt altijd het recht klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, ook de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd. (GBA).

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

https://www.privacycommission.be

commission@privacycommission.be

5.4 Wijziging privacy statement

De Polygoon vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zal een aankondiging gebeuren op onze website.